Sự tồn tại của cộng đồng xã hội sống trong hệ thống thông tin bao phủ, con người gắn kết với nhau cũng từ việc chia sẻ thông tin. Mặc dù thông tin là thuật ngữ phổ biến, thông dụng, tuy nhiên người ta lại không thực sự chú trọng đến việc giải thích thông tin là gì?
Thông tin là gì?
Thông tin là sự thật, suy nghĩ hoặc dữ liệu được truyền đạt hoặc mô tả thông qua nhiều phương tiện khác nhau, như thông tin liên lạc bằng văn bản, bằng miệng, hình ảnh và âm thanh. Đó là kiến thức được chia sẻ hoặc thu được thông qua học tập, hướng dẫn, điều tra hoặc tin tức và bạn chia sẻ nó thông qua hành động giao tiếp, dù bằng lời nói, không lời nói, bằng hình ảnh hoặc thông qua chữ viết. Thông tin có nhiều tên khác nhau, bao gồm thông tin tình báo, thông điệp, dữ liệu, tín hiệu hoặc sự thật.
Thông tin là khái niệm trừu tượng và cũng là đơn vị để diễn tả các thực thể và phi thực thể nhưng định nghĩa thông tin là không thống nhất ngay cả đối với các từ điển. Từ điển Oxford English Dictionary cho rằng thông tin là “điều người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức” còn theo từ điển Bách khoa toàn thư Việt Nam thì thông tin là “một khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, khái quát về các điều hiểu biết, tri thức thu được qua nghiên cứu, khảo sát hoặc trao đổi giữa các đối tượng với nhau”.
Nguyên nhân của việc này là bởi thông tin, với đặc điểm trừu tượng và vô hình, được nhìn nhận dưới nhiều góc nhìn khác nhau trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Theo nghĩa thông thường, thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Mặt khác, theo quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh vv… hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người.
Tại Việt Nam, theo khái niệm được đưa ra tại Khoản 1 Điều 2 Luật tiếp cận thông tin 2016 thì thông tin là “tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra”.
Tiếp nhận thông tin là gì?
Là sự tiếp nhận chủ động hoặc bị động các thông tin từ nhiều nguồn. Tiếp nhận là bước nền tảng, cơ bản và và quan trọng nhất trong việc xử lý thông tin.
Bước tiếp theo sau khi tiếp nhận là phân loại thông tin (TT). Chúng ta sẽ chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề hay từng lĩnh vực khác nhau dựa theo những tiêu chí đã đặt ra.
Thông tin sau khi tiếp nhận sẽ được phân chia theo: Nội dung thông tin truyền đạt; hệ thống quản lý, hình thức được dùng để truyền đạt thông tin,…
Thuộc tính của thông tin
Thông tin tiềm tàng khắp nơi trong xã hội. Đó là các nguồn thông tin về lao động, đất đai, tài nguyên, môi trường; thông tin về các tổ chức và các hoạt động kinh tế, xã hội; thông tin về khoa học và công nghệ; thông tin về sản xuất, kinh doanh v.v…Nhưng thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi nó được truyền đi, phổ biến và được sử dụng. Có thể nói bản chất của thông tin nằm trong sự giao lưu của nó. Nói cách khác thuộc tính cơ bản của thông tin là giao lưu.
Để phân biệt nội dung thông tin cần truyền đi và cách thức chuyển giao thông tin người ta tách nội dung thông tin ra khỏi hình thức biểu diễn nó. Các hình thức biểu diễn thông tin (các ký hiệu, dấu hiệu, hình ảnh …) là hữu hạn. Nhưng nội dung của thông tin ( khái niệm, ý tưởng, sự kiện, tên v.v…) thì vô hạn.
Trong trường hợp thông tin có một hình thức biểu diễn, quá trình chuyển giao thông tin chính là quá trình truyền các ký hiệu biểu diễn nó. Những ý tưởng mới sẽ được truyền đi bằng một tổ hợp mới của một số hữu hạn các ký hiệu (chữ cái, chữ số..). Trong đời sống hàng ngày thông tin được biểu diễn bằng ngôn ngữ. Khi đó thông tin được diễn tả bằng cú pháp và ngữ nghĩa của ngôn ngữ mà người ta sử dụng.
Lý thuyết thông tin xác nhận rằng càng nhiều tín hiệu sinh ra từ nguồn tin thì càng có nhiều thông tin được truyền đi. Khi đó thông tin được mô tả bằng sự thống kê và tổ hợp các dấu hiệu phát ra từ nguồn.
Nếu như trước đây các nền kinh tế đều dựa chủ yếu vào các nguồn tài nguyên thiên nhiên, lấy việc khai thác và chế biến các tài nguyên thiên nhiên là nguồn chủ yếu tạo ra các của cải và sự giàu có cho xã hội, thì từ những năm cuối của thế kỷ XX, thông tin đã được xem là một nguồn tài nguyên kinh tế, giống như các tài nguyên khác như vật chất, lao động, tiền vốn… Bởi vì việc sở hữu, sử dụng và khai thác thông tin có thể đem lại hiệu quả kinh tế cho nhiều quá trình vật lý và nhận thức.
Ngày nay các hoạt động liên quan đến xử lý thông tin trong công nghiệp chế tạo cũng như trong việc giải quyết các vấn đề xã hội và con người tăng lên đáng kể. Khác với các nguồn tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có thể mở rộng phát triển không ngừng và hầu như chỉ bị hạn chế bởi thời gian và khả năng nhận thức của con người.
Khả năng mở rộng này thể hiện ở các thuộc tính sau đây:
- Thông tin lan truyền một cách tự nhiên;
- Khi sử dụng thông tin không bao giờ bị cạn đi, mà trái lại càng trở nên phong phú do được tái tạo và bổ sung thêm các nguồn thông tin mới;
- Thông tin có thể chia sẻ, nhưng không mất đi trong giao dịch
Các loại thông tin trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, có 3 loại thông tin cơ bản mà nhà quản lý cần nắm rõ đó là:
Thông tin chiến lược
Với mỗi doanh nghiệp hiện nay đang đứng trước cạnh tranh lớn của đối thủ. Để phát triển bền vững buộc họ phải đưa ra những chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn. Thông tin chiến lược sẽ giúp họ có cái nhìn tổng quát về tình hình, đưa ra quyết định dài hạn về bức tranh lớn.
Ví dụ: Công ty nên hay không nên mở một chi nhánh mới? Công ty có nên cho ra mắt dòng sản phẩm chăm sóc da mới không? Công ty có nên thay đổi cấu trúc bộ máy hoạt động của mình không?
Thông tin chiến thuật
Để thật sự thành công trong việc sản xuất, bán hàng, mỗi doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình chiến thuật thông minh. Như vậy nó sẽ giúp tiếp cận đến đối tượng mục tiêu tốt hơn, đạt được mục đích mà không tốn nhiều công sức. Thông tin chiến thuật sẽ giúp nhà quản lý cấp cao đưa ra quyết định gồm: Có nên thay đổi cách thức tiếp thị mới hay không? Có cần đặt mục tiêu cụ thể cho doanh số bán hàng không? Có nhất thiết phải thay đổi giờ làm việc để phù hợp hơn không? Các loại thông tin trong doanh nghiệp Xem thêm: An toàn thông tin là gì?
Thông tin hoạt động
Trên thực tế, thông tin hoạt động luôn được người trưởng nhóm sử dụng để đưa ra quyết định: Có cần thêm công nhân làm việc trong ca tối hay không? Toàn bộ công nhân viên có thể làm những gì để cải thiện năng suất lao động? Có nên cơ cấu lại hệ thống theo dõi cuộc gọi đến khách hàng không? Trên đây là 3 loại thông tin cơ bản trong doanh nghiệp mà nhà quản trị cần nắm rõ. Những thông tin này đến từ nhiều nguồn khác nhau. Vì vậy mà bạn cần phải sáng suốt trong quá trình chọn lọc.
Vai trò của thông tin là gì?
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống hằng ngày. TT giữ vai trò vô cùng quan trọng với mỗi cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp hoặc các cơ sở kinh doanh.
Các chủ doanh nghiệp, giám đốc, trưởng phòng điều cần rất nhiều TT để đưa ra chiến lược, xu hướng cho mọi hoạt động của công ty. Nếu không được cung cấp đủ hay thông tin sai lệch thì các tổ chức, cá nhân ấy không thể phát triển hay phát huy được khả năng của mình.
Những TT được cung cấp và tiếp nhận kịp thời cũng giúp các tổ chức, doanh nghiệp điều chỉnh, hoạch định tiến độ công việc phù hợp. Tăng khả năng sống sót và phát triển trên thương trường.
Giờ đây, với sự thành công vượt bậc của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, các hệ thống dữ liệu hoàn toàn được thu thập và quản lý trên máy tính. AI của máy tính thu thập, xử lý thông tin và rất nhiều hoạt động trong công sở, nhà máy được tiến hành tự động, dễ dàng.
TT giờ đây đã trở thành cầu nối giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, giữa người dân với các thủ tục hành chính, kết nối con người trên khắp thế giới với nhau.
TT là thứ vô cùng quan trọng trong quá trình học tập, học hỏi, tiếp thu kinh nghiệm vì nó giúp chúng ta tiếp thu tri thức, trí tuệ, kiến thức,..Mạng lưới thông tin hiện nay còn giúp quá trình lưu trữ, chuyển giao TT thu nhận được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn mà không tốn nhiều thời gian.
Tuy vậy, cũng có những thông tin sai sự thật hoặc có nội dung lệch lạc với mục đích khiến bạn hiểu nhầm, làm sai, định hướng tiêu cực,… Trước khi tiếp nhận, hãy tìm hiểu thật kỹ và tiếp nhận TT có chọn lọc bạn nhé.